Jak wyjaśnia Centrum Informacji Służby Celnej, ewidencja węgla zużytego w gospodarstwie rolnym może być prowadzona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, np. w specjalnym zeszycie. Prowadzenie zapisów elektronicznych jest jednak trudne do praktycznej realizacji, gdyż wymaga posiadania specjalistycznego oprogramowania, rejestrującego wiarygodnie wszelkie zmiany wprowadzone do elektronicznych arkuszy.

Tradycyjny sposób ewidencjonowania wymaga natomiast założenia specjalnego zeszytu do tego celu. Przed dokonaniem pierwszego wpisu należy ponumerować i przedziurkować kartki, a następnie związać je sznurkiem, który musi zostać zaplombowany przez upoważniony urząd celny.

Kolejne kartki muszą być zapełniane w formie tabeli. Zawiera ona informacje o dacie zakupu węgla, liczbie i rodzaju opakowań, danych dokumentu dostawy, ilości zwolnionej z akcyzy i zużytej ilości węgla. Tabelę trzeba wypełniać na bieżąco, w miarę zużywania paliwa.

Z początkiem roku zaczęła obowiązywać akcyza na węgiel i koks do celów opałowych. Jej wysokość zależy od wartości opałowej; średnio jest to - jak wyliczają eksperci - ok. 30 zł na tonie. Z opłaty tej zwolnione są m.in. gospodarstwa domowe, a także węgiel i koks wykorzystywany w rolnictwie, ogrodnictwie czy leśnictwie.