W momencie wystawienia faktury za spełnione świadczenie lub sprzedany towar, powstaje ryzyko, że nie zostanie ona spłacona w określonym w umowie czasie. Uderza to przede wszystkim w płynność fi nansową firmy, a co za tym idzie jej zdolność do regulowania bieżących zobowiązań, co z kolei wiąże się z obniżeniem jej wiarygodności względem innych partnerów handlowych. Jest to zjawisko bardzo niekorzystne, zwłaszcza w branży spożywczej, gdzie wstrzymanie dostawy szybko psujących się produktów może wygenerować pokaźne straty.

Trzymać rękę na pulsie

Wybierając sposób zarządzania należnościami, należy kierować się przede wszystkim rodzajem i wielkością przedsiębiorstwa.

Jeżeli firma wystawia dużo faktur, a jej klienci (zwykle masowi) przeciągają według swojego uznania terminy płatności - warto skorzystać z monitoringu należności. Mają go w swojej ofercie praktycznie wszystkie firmy windykacyjne. Jeszcze przed upływem terminu zapłaty, klient bądź kontrahent zostaje poinformowany telefonicznie o wystawieniu faktury na określoną kwotę oraz o zbliżającym się terminie zapłaty. To często wystarcza, aby zapobiec opóźnieniom w regulowaniu należności.

Drugi etap monitoringu jest wprowadzany w życie, gdy dłużnik zalega z zapłatą należności nie dłużej niż 90 dni i polega na stałym kontakcie telefonicznym z dłużnikiem oraz wysłanie mu wezwania do zapłaty.

Wprowadzenie w firmie monitoringu bieżących należności skutkuje poprawą płynności finansowej, wyrobieniem dyscypliny płatniczej u odbiorców oraz obniżeniem kosztów obsługi klientów przez znaczące zmniejszenie liczby należności trudno ściągalnych w portfelu.

W zależności od zasobów wewnętrznych przedsiębiorstwa profesjonalnej firmie można przekazać całość lub część etapów procesu zarządzania należnościami.

Lepiej zapobiegać, niż odzyskiwać

Zarządzanie wierzytelnościami pochłania dodatkowe środki finansowe przedsiębiorstwa, dlatego też coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z usług biura informacji gospodarczej.

Pozwala to uprościć procedury odzyskiwania należności i uniknąć drogi sądowej. Wystarczy dług w wysokości 200 zł w przypadku konsumenta i 500 zł w przypadku przedsiębiorcy, aby jego dane znalazły się w bazie biura. Ponadto do rejestru dłużników biura można dopisać także długi przeterminowane, wobec których egzekucja komornicza okazała się nieskuteczna. Będą one przechowywane w systemie przez 10 lat, chyba że zostaną wcześniej spłacone. W Polsce największą skutecznością w odzyskiwaniu zaległych należności wykazuje się Krajowy Rejestr Długów. Według badań przeprowadzonych przez Pentor, aż 58 proc. dłużników spłaca swoje zobowiązania zaraz po otrzymaniu wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o możliwości dopisania do Rejestru. Kolejne 27 proc.