- W Państwa firmie nie ma działu informatyki. Jak Państwo sobie radzili podczas wdrożenia systemu IFS?

- Korzystamy z usług zewnętrznej firmy informatycznej. Obecnie potrzebujemy coraz mniej pomocy, ale wsparcie jest czasem niezbędne, bo w naszej firmie nie ma osoby, która by znała system całościowo od strony informatycznej. Moja domena to księgowość, znam ją od podszewki, natomiast przed wdrożeniem musiałam się błyskawicznie nauczyć wielu rzeczy i poznać procesy w produkcji czy magazynie. Wsparcie ze strony konsultantów IFS było duże. Czasem nasze dyskusje były burzliwe, proponowano wiele rozwiązań. Niektóre z nich, które na początku wydawały się świetne, okazywały się potem niedopasowane ze względu na specyfikę naszej firmy. Podam taki przykład z produkcji. Nie da się pokroić orzecha idealnie na takie same kawałeczki. Podczas krojenia powstaje kostka o wymiarach 2x4 mm, mniejsza kostka 1x3 mm, a także mąka i odpadki. Początkowo tę mniejszą kostkę oraz mąkę i odpadki oznaczono w systemie jako produkt uboczny. Potem okazało się, że koszty produkcji głównego produktu są bardzo wysokie, a z kolei produkt uboczny jest bardzo tani. Trzeba było więc znaleźć rozwiązanie, które pozwoliłoby przyjąć, że mamy dwa produkty główne. Na szczęście to się udało i teraz koszty rozkładają się w miarę równomiernie. Zastosowaliśmy zasadę proporcjonalności, która sprawdza nam się idealnie.

- Co się zmieniło w firmie? Jakie nastąpiły zmiany w procesach biznesowych?

- Przede wszystkim mamy dostęp na bieżąco do wszystkich istotnych informacji. Z mojego punktu widzenia największym problemem było zawsze rozliczanie produkcji. Na szczęście mamy już nawyk sprawdzania wszystkich zleceń produkcyjnych, co wprawdzie jest czasochłonne, ale pozwala uniknąć błędów. Kontrolujemy sytuację na bieżąco, a to eliminuje trudne sytuacje. Oczywiście, czasem zdarzają się odchylenia od normy, ale dopóki wiemy, że wystąpiły i dlaczego, jesteśmy w stanie nad tym zapanować. Błąd ludzki zawsze może się zdarzyć, natomiast liczba takich błędów jest już ograniczona. Problemem przestała być dla nas nareszcie inwentaryzacja magazynów, gdyż teraz nie musimy na ten czas zamykać firmy. Praktycznie co tydzień odbywa się inwentaryzacja jednego z produktów z naszego asortymentu. Najważniejsze, że jesteśmy w stanie sobie z tym poradzić, nie zakłócając pracy w firmie.

- Jak z perspektywy czasu oceniają Państwo korzyści z wdrożenia IFS Applications?

- W Gdańsku działamy w systemie już od ponad półtora roku, a w Dąbrowie Górniczej niecały rok. Generalnie wszyscy odczuwamy korzyści, dostrzega je też zarząd - obecnie wystarczy telefon do analityka, by uzyskać potrzebne dane. Mamy łatwy dostęp do wielu danych i informacji, które wcześniej nie były dla nas widoczne, mamy możliwość rozliczania konkretnych produktów, widzimy, ile nas kosztuje produkcja, jakie mamy dodatkowe koszty, mamy możliwość rozliczania bonusów dla naszych klientów. Produkcja jest rozliczana na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich kosztów produkcyjnych, ale na bieżąco widzimy, jaki jest przybliżony koszt. Wdrożenie zostało wprawdzie zakończone, ale zawsze znajdzie się jeszcze coś, co chciałoby się poprawić. Rozwijamy się i mamy nowe pomysły, w związku z czym system też będzie się rozwijać.