W skład grupy wchodzą także inne firmy o profilu rolniczym, w tym m.in. PZZ Kwidzyn, dystrybutor pasz oraz gospodarstwo rolne Fortune. Obecnie w oparciu o rozwiązanie Epicor iScala, system do zarządzania przedsiębiorstwem (ERP), funkcjonują 24 firmy.

Przed wdrożeniem każda z firm wykorzystywała niezależne aplikacje IT, obsługujące poszczególne obszary biznesowe, logistykę, sprzedaż, finanse czy magazyn. Tak zorganizowany system wymiany informacji znacznie utrudniał codzienne zarządzanie spółką. Rozproszona struktura spółki wymagała wdrożenia rozwiązania, które pozwoliłoby na stworzenie spójnego systemu przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi podmiotami.

- Decydując się na wybór oprogramowania zależało nam na jego elastycznej budowie. Ze względu na obecność wielu mniejszych firm i podobny profil ich działalności, poszukiwaliśmy rozwiązania, które pozwoliłoby na swobodną modyfikację jego funkcjonalności i jej dopasowywanie do naszych bieżących potrzeb - mówi Robert Nowacki, Kierownik Działu Informatyki Młyny Szczepanki Sp. z o.o.

Zastosowaniu systemu z modułową konstrukcją oraz możliwością programowania w VBA (Visual Basic for Applications) umożliwiło dokonanie integracji rozwiązania ERP ze specjalistycznymi programami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie oraz zewnętrzną infrastrukturą IT. - Dzięki VBA funkcjonalność oprogramowania Epicor jest ponadczasowa. Nie angażując dodatkowych zasobów jesteśmy w stanie własnymi siłami dokonywać pewnych zmian systemowych, które znacznie usprawniają pracę zarówno w przestrzeniach operacyjnych, jak i produkcyjnych - dodaje Nowacki.

Wdrożenie rozwiązania Epicor w przedsiębiorstwie Młyny Szczepanki odbywało się w sposób wieloetapowy. Pierwszymi zoptymalizowanymi przez rozwiązanie Epicor obszarami były finanse i księgowość, a następnie sprzedaż oraz logistyka. Ostatni w kolejności wdrożono moduł zarządzania płacami. Nieco inaczej wyglądał proces wdrożeniowy w gospodarstwach rolnych. Ze względu na węższy zakres działalności tych firm, implementacja aplikacji była jednorazowa i odbyła się w pierwszej fazie wdrożenia.

Efekty korzystania z Epicor iScala są widoczne zarówno na etapie zarządzania spółką, jak i w obrębie działalności produkcyjnej. Wdrożenie wpłynęło także na sposób funkcjonowania działu handlowego grupy. Dzięki możliwości połączenia się z systemem online pracownicy mogą, przebywając poza biurem, na bieżąco monitorować swoje kontakty z klientem. Dodatkowo dzięki terminalowym połączeniom efekty zdalnej pracy automatycznie trafiają
do centrali firmy.