Partnerzy portalu
  • partner portalu
  • partner portalu
  • partner portalu
  • partner portalu

Podpis elektroniczny jako niezbędny element cyfryzacji MiŚP

  • Autor: Artykuł promocyjny Yousign
  • Data: 24-06-2022, 16:03
Cyfryzacja jest zjawiskiem znanym od dawna, ale minione lata, naznaczone pandemią COVID-19, znacznie przyspieszyły jej postęp w wielu przedsiębiorstwach. Jedną z nowości w tym zakresie jest podpis elektroniczny, który umożliwia zachowanie płynności pracy bez konieczności fizycznej obecności osób decyzyjnych.
Podpis elektroniczny jako niezbędny element cyfryzacji MiŚP

Czym jest podpis elektroniczny?

Digitalizacja firm idzie do przodu, jednak jeszcze do niedawna nie dotyczyła ona tak ważnej kwestii, jaką jest podpisywanie dokumentów. Ich drukowanie, wysyłanie pocztą, kurierem lub e-mailem oraz skanowanie i archiwizowanie w teczkach pochłania czas i angażuje zasoby ludzkie, ale jest niezbędnym obszarem funkcjonowania większości organizacji. Teraz wielu z tych czynności można uniknąć, a proces podpisywania przenieść do rzeczywistości cyfrowej za sprawą nowoczesnego podpisu elektronicznego.

To proste w użyciu rozwiązanie techniczne umożliwiające zatwierdzanie dokumentów w sposób cyfrowy oraz zdalny. Tożsamość osoby wystawiającej e-podpis jest zawsze weryfikowana za pomocą systemu uwierzytelniania, dzięki czemu podpis złożony elektronicznie jest nie tylko skuteczny, a także prawnie wiążący. Kwestię tę reguluje Ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej z dnia 5 września 2016 r. (Dz.U. 2016 poz. 1579), wprowadzająca do polskiego prawa europejskie rozporządzenie w sprawie eIDAS. Zgodnie z jego zapisami podpisy wystawiane elektronicznie mają taką samą wartość co te wystawiane w formie papierowej, a także zachowują ważność we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

Aby wystawić tego rodzaju podpis, można posłużyć się dowolnym urządzeniem z dostępem do internetu. Znacznik czasu poświadcza, kiedy dokument został podpisany, oraz potwierdza, że w jego treści nie dokonano żadnych zmian i każda ze stron podpisała dokładnie tę samą treść. Proces zatwierdzania dokumentów jest nieskomplikowany i intuicyjny – wystarczy określić, które z nich mają zostać podpisane, przez kogo i w jakiej kolejności. Platforma Yousign pozwala również na śledzenie w czasie rzeczywistym wystawianych podpisów, co daje pełną kontrolę nad przebiegiem procedury. Umożliwia ponadto obsługę wszystkich popularnych formatów plików, w tym PDF, Word, Excel czy Dokumenty Google.

W jakim celu można wykorzystać system podpisu elektronicznego?

Obszar zastosowania podpisów online Yousign jest szeroki nie tylko ze względu na wiele formatów możliwych do zatwierdzania dokumentów, ale także z powodu wielu ich rodzajów oraz sektorów gospodarki, w jakich usprawnia przebieg spraw administracyjnych.

Status prawny podpisu elektronicznego umożliwia podpisanie w Polsce większości dokumentów (aż 90%). Ta forma autoryzacji może być z powodzeniem stosowana np. w przypadku:

  • umów NDA (o zachowaniu poufności),
  • umów kupna-sprzedaży,
  • uchwał w spółkach (poza wyjątkami),
  • umów-zleceń i umów o dzieło (poza wyjątkami),
  • umów ubezpieczeniowych,
  • umów ratalnych,
  • niektórych dokumentów kadrowych, np. wniosków urlopowych, kart ewidencji czasu pracy, regulaminów pracowniczych, protokołów zdawczo-odbiorczych czy zaświadczeń dla pracowników.       

Oferta platformy jest przystosowana do potrzeb przedstawicieli wielu branż, a szczególnie działających w nich małych i średnich przedsiębiorstw. Sprawdza się zarówno w sektorze finansowym, np. bankowości czy ubezpieczeniach, jak i w usługach, nieruchomościach, edukacji oraz firmach aktywnych w obszarze rozrywki, zdrowia i urody.

Jakie korzyści daje podpis elektroniczny Yousign?

Informatyzacja przedsiębiorstwa ma na celu powierzenie czasochłonnych zadań zaawansowanym systemom informatycznym. Nie jest ona jednak w pełni możliwa bez opcji wysyłania, podpisywania oraz odbierania dokumentów online. Korzyści, jakie płyną z zastosowania tego rozwiązania, są wyjątkowo liczne.

  1. Oszczędność czasu – wysyłka dokumentów drogą tradycyjną wiąże się z koniecznością długiego, nawet kilkudniowego oczekiwania na otrzymanie podpisanych kopii. Podpis elektroniczny zmienia ten stan rzeczy – dostarczenie sygnatariuszowi plików do podpisu to kwestia minut, a nawet 70% z nich jest podpisywanych w ciągu godziny. 
  2. Podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca – dzięki e-podpisowi niezbędne formalności można załatwić zdalnie. Oznacza to, że do podpisania dokumentów nie jest wymagana fizyczna obecność upoważnionych osób, a jedynie dostęp do internetu. Odpada więc konieczność organizacji spotkań czy zebrań, co w przypadku wielu zainteresowanych może być kłopotliwe, m.in. ze względu na konieczność ustalenia odpowiedniego terminu. 
  3. Usprawnienie procesów biznesowych – szybkość obiegu dokumentów i zdalność procesu przekładają się na sprawne funkcjonowanie firmy, pozwalając uniknąć zwłoki w podejmowaniu decyzji oraz działań. Natychmiastowe dostarczenie umowy do kontrahenta skraca proces sprzedaży i zwiększa szansę na sfinalizowanie transakcji. Co bardzo ważne, strona sprzedająca może na bieżąco śledzić etap podpisywania dokumentów, na co nie pozwala wysyłka umowy pocztą lub kurierem. 
  4. Maksymalne wykorzystanie potencjału pracowników – tzw. praca papierkowa pochłania wiele czasu, który pracownicy mogliby przeznaczyć na swoje podstawowe zadania, np. kontakt z klientami, przygotowywanie ofert itp. E-podpis uwalnia kadrę od nadmiaru dokumentacji w formie papierowej, dając jednocześnie upoważnionym osobom pełną kontrolę nad jej cyfrowym obiegiem. 
  5. Intuicyjna obsługa – platforma Yousign została zaprojektowana w taki sposób, aby jej obsługa nie wymagała od użytkowników wiele nauki ani nie sprawiała trudności w obsłudze. Jest to ważne szczególnie w przypadku pracowników o mniejszej wiedzy i umiejętnościach informatycznych. 
  6. Oszczędność papieru – digitalizacja, w tym zastosowanie elektronicznego podpisu Yousign, zapewnia oszczędność papieru, a co za tym idzie – ma pozytywny wpływ na środowisko. Obieg dokumentów w formie cyfrowej pozwala uniknąć ich drukowania oraz archiwizowania, co do tej pory było nieuniknione i wymagało zarówno czasu, jak i odpowiedniego miejsca. Nowoczesne oprogramowanie zapewnia możliwość nie tylko tworzenia, wysyłania i podpisywania dokumentów cyfrowo, ale także ich przechowywania. Upoważnione osoby zyskują przy tym prosty oraz szybki dostęp do plików.
  7. Poprawa relacji z klientami – zaoferowanie kontrahentom nowoczesnego systemu podpisu elektronicznego nie tylko poprawia jakość ich obsługi oraz ich zadowolenie, ale także pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.

Yousign to więcej niż podpis online

Oferowany przez Yousign podpis elektroniczny nie byłby tak prosty i wygodny w użyciu, gdyby nie szereg dodatkowych udogodnień. Dostęp do platformy zapewnia wybrana przeglądarka internetowa i dowolne urządzenie (także mobilne).

Aplikacja Yousign oferuje wszystkie funkcje niezbędne do zdalnego podpisywania dokumentów oraz zarządzania nimi. Tworzenie wniosków o podpis możliwe jest od podstaw lub z wykorzystaniem szablonu, przy czym każdemu z nich można nadać spersonalizowany charakter. Aplikacja pozwala na wysyłkę dokumentów w kilka minut, śledzenie procesu podpisywania, a następnie błyskawiczne pobieranie potwierdzonych dokumentów. Funkcja automatycznych przypomnień przydaje się, by uniknąć zbędnej zwłoki w podpisywaniu wniosków. Każdemu użytkownikowi można też przypisać określone uprawnienia, określając przy tym kolejność podpisujących.

Można skorzystać również z uzupełnienia, jakim jest API – interfejs, który pozwala zintegrować podpis elektroniczny ze wszystkimi używanymi przez przedsiębiorstwo narzędziami biznesowymi (np. HRIS, CRM, ERP i wieloma innymi), a tym samym – oszczędzić jeszcze więcej czasu, usprawnić pracę zespołu oraz ulepszyć kontakt z klientem. Yousign proponuje kilka wersji API, aby można było wybrać tę odpowiadającą potrzebom firmy.

Zarówno aplikacja, jak i API zapewniają pełne bezpieczeństwo – wystawiane podpisy są wiążące prawnie, a rozwiązania mają certyfikat eIDAS oraz są zgodne z RODO. Pozwalają na potwierdzenie tożsamości sygnatariuszy, a także na przechowywanie dokumentów w postaci zaszyfrowanej.

Wybierając podpis elektroniczny oferowany przez platformę Yousign, można liczyć na znaczne usprawnienie codziennej pracy. Digitalizacja procesu podpisu umów, wniosków, formularzy, ofert czy zaświadczeń to milowy krok w stronę cyfryzacji przedsiębiorstwa, który przekłada się nie tylko na jego wydajność, ale również na zadowolenie klientów.

 

 

Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum
Partner serwisu
  • partner portalu
Bądź na bieżąco!Subskrybuj nasz newsletter
Obserwuj nas

Logowanie

Dla subskrybentów naszych usług (Strefa Premium, newslettery) oraz uczestników konferencji ogranizowanych przez Grupę PTWP

Nie pamiętasz hasła?

Nie masz jeszcze konta? Kliknij i zarejestruj się teraz!