Papierowe kopie paragonów należy przechowywać przez 5 lat

Jan Warzecha z PiS w interpelacji poselskiej skierowanej do resortu finansów zwrócił uwagę, że wcześniejsze przepisy dopuszczały możliwość przechowywania kopii papierowych paragonów fiskalnych nie krócej niż przez dwa lata, ale od 2013 r. okres ten został wydłużony do pięciu lat. Poseł pytał o argumenty przemawiające za zmianą. Wskazał, że zdaniem ekspertów nowe regulacje uderzą zwłaszcza w małe i średnie firmy zajmujące się głównie handlem detalicznym.

"Większości z nich nie będzie stać na wprowadzenie nowych kas fiskalnych, które są wyposażone w elektroniczną kopię paragonu. Tak długi okres przechowywania dokumentów kasowych wydaje się mało racjonalny, tym bardziej, że papierowe kopie stają się nieczytelne już po kilku miesiącach" - napisał Warzecha w interpelacji.

Wiceminister finansów Maciej Grabowski napisał w odpowiedzi na wystąpienie posła, że zgodnie z rozporządzeniem MF dotyczącym kas fiskalnych z końcem 2012 r. upłynął okres przejściowy, podczas którego przedsiębiorcy mogli korzystać ze skróconego (do dwóch lat) obowiązkowego przechowywania kopii paragonów fiskalnych.

"Wprowadzenie tego szczególnego rozwiązania związane było z sygnalizowanymi przez podatników trudnościami technicznymi archiwizowania znacznej ilości rolek dokumentacji paragonowej oraz wprowadzeniem nowego rozwiązania konstrukcyjnego kas, umożliwiającego archiwizowanie kopii dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach danych" - wyjaśnił wiceminister.

Dodał, że regulacja miała zachęcić podatników - zwłaszcza takich, dla których archiwizowanie dużej ilości rolek dokumentacji mogło być uciążliwe - do nabywania kas z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych. "Regulacja ta nie miała mieć charakteru stałego. Zważyć bowiem należy, że paragon i jego kopia są dowodami dokumentującymi sprzedaż i kwoty podatku należnego, potwierdzającymi dokonanie konkretnej transakcji w określonym czasie" - podkreśliło MF.

Resort wskazał, że zgodnie z ustawą o VAT podatnicy muszą przechowywać ewidencję prowadzoną dla celów rozliczenia VAT co do zasady przez pięć lat - licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Według MF stosowanie pięcioletniego okresu przechowywania dokumentów kasowych jest istotne z punktu widzenia zapewnienia kontroli rozliczeń VAT.